Funciones del Departamento de Compras
En el artículo anterior veíamos que para implementar un sistema de control de inventarios es necesario entender el ciclo de negocio de la empresa [Compras - Producción - Ventas] y definir políticas para cada uno de los departamentos. En este artículo, vamos a platicar específicamente sobre las funciones y tareas del departamento de compras y sobre cómo mantener un control adecuado.
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?
El departamento de compras es el responsable de que la empresa cuente con la mercancía necesaria para satisfacer las necesidades de los clientes. En el caso de las empresas productoras, esto incluye el mantener los niveles adecuados de materia prima para que se pueda llevar a cabo la producción.
El departamento de compras es quien tiene relación con los proveedores de la empresa, se encarga de buscar la mejor opción al mejor precio y de asegurarse contar con los productos y servicios que necesita la empresa en tiempo y forma.
¿Qué políticas se recomiendan para mantener un control adecuado del departamento de compras?
La base de un buen control es la separación de funciones y el resguardo de la documentación que permita identificar al responsable de cada etapa del proceso de compras. A continuación veremos el proceso de compras y los controles recomendados para cada etapa.
- Requisición de compra. Es el primer paso del proceso de compras. Consiste en un documento elaborado por alguien externo al departamento de compras en el que indica los materiales o insumos que se requieren. Por ejemplo, el responsable de almacén puede elaborar una requisición de compra para solicitar que se resurta materia prima. La orden de compra debe de ir autorizada por una persona designada por la administración, usualmente un gerente.
- Revisión de la requisición de compra. El departamento de compras recibe la requisición de compras y revisa que esté debidamente autorizada.
- Cotizaciones con los proveedores. Dependiendo de lo que se quiera comprar, se recomienda que el departamento de compras busque distintos proveedores (al menos unos 3) y solicite una cotización.
- Emisión de una Orden de Compra. La Orden de Compra es un documento emitido a nombre de la empresa en el que se indica los productos o servicios que se quieren comprar y a qué precio. Este documento se elabora con base en las cotizaciones que fueron recibidas o en acuerdos que se tengan con los proveedores.
- Envío de la Orden de Compra al proveedor. Se puede hacer vía electrónica, pero hay proveedores que solicitan una copia impresa con la firma de autorización del departamento de compras.
- Notificar al departamento de Pagos. Usualmente, se entrega al departamento de pagos un expediente que contiene: la requisición de compra, la cotización del proveedor y la orden de compra a nombre de la empresa. Con este expediente, el departamento de pagos puede programar el pago correspondiente. Se recomienda que el departamento de pagos no realice el pago a menos que haya recibido el expediente completo.
- Notificar al Almacén. Se notifica al almacén que la orden de compra ha sido emitida y la fecha estimada de llegada. Usualmente, se entrega al almacén una copia de la orden de compra para que puedan cotejar que la mercancía recibida corresponde con la mercancía solicitada.
- Registro de entrada en sistema. El último paso consiste en registrar en el sistema de control inventarios la entrada de mercancía al almacén. Un buen sistema de control de inventarios no permite que se registren en el sistema entradas por mercancía distinta a la solicitada por el departamento de compras.
