Funciones del Departamento de Ventas

Como vimos anteriormente, para implementar un sistema de control de inventarios, es necesario entender el ciclo de negocio de la empresa [Compras - Producción - Ventas] y definir políticas para cada uno de los departamentos. En este artículo vamos a platicar específicamente sobre las funciones y tareas del departamento de ventas.

¿Cuáles son las funciones del departamento de ventas?

El departamento de ventas es el enlace entre los productos y servicios que ofrece la empresa y sus clientes.  Sin embargo, un departamento de ventas bien capacitado hace más que cerrar ventas. El personal de ventas construye relaciones con sus clientes, identifica sus necesidades y está en contacto directo con ellos de continuamente.

¿Qué políticas se recomiendan para mantener un control adecuado del departamento de ventas?

La clave de un buen control es la separación de funciones y el resguardo de documentación que permita identificar al responsable de cada etapa del proceso de venta. A continuación, veremos el proceso de venta y los controles recomendados:

1. Envío de Cotización. La empresa envía a sus prospectos una cotización. Una cotización es un documento formal en el que la empresa establece los precios de venta y políticas de pago, usualmente para los productos o servicios solicitados por el cliente. Dependiendo el giro de negocio, la cotización puede o no llevar una firma de autorización del gerente del departamento de ventas.
2. Recepción de una Orden de Compra. Si el prospecto decide que va a adquirir tus productos o servicios, debe enviarte una orden de compra firmada. Esta orden de compra debe incluir los mismos productos, servicios, precios y términos de pago que la cotización. 
3. Firma de Contrato (opcional). Dependiendo de tu giro de negocio y de los productos y servicios que ofrezcas, es importante firmar un contrato de prestación de servicios o un contrato de compra-venta.
4. Emisión de una Orden de Venta. La Orden de Venta es un documento emitido por el departamento de ventas, en este documento se detallan los artículos y cantidades que se van a entregar al cliente. Usualmente, este documento se da de alta en el sistema de control de inventarios.
5. Notificar al departamento de Cobranza. Usualmente, se entrega al departamento de cobranza un expediente que contiene: la cotización enviada por la empresa, la orden de compra emitida por el cliente, una copia de la orden de venta. Con este expediente, el departamento de cobranza puede estar en contacto con el cliente para realizar el cobro.
6. Notificar al Almacén. Cuando se ha recibido el pago por parte del cliente (ya sea un anticipo o el pago total), se notifica al almacén para que hagan entrega de los productos al cliente. Usualmente, se entrega una copia de la orden de venta para que el responsable de almacén pueda cotejar que la mercancía entregada corresponde con la mercancía solicitada.
7. Registro de salida en sistema. El último paso consiste en registrar en el sistema de control de inventarios la salida de mercancía del almacén. Un buen sistema de control de inventarios no permite que se registren en el sistema salidas por mercancía distinta a la solicitada por el departamento de ventas.