Sistema de Control de Inventarios - ¿Qué es?

El inventario es el activo más importante para muchas empresas. En el caso de los comercios y fábricas, la principal fuente de ingresos es la venta de lo que tienen en inventario. Por este motivo, es muy importante que los negocios que manejan inventario implementen un sistema de control que les permita mantener niveles de inventario adecuados, pero ¿qué es exactamente un sistema de control de inventarios? y ¿cómo podemos implementarlo?

Un sistema de control de inventarios consiste en las políticas y procedimientos que le permiten a una empresa administrar sus inventarios. Estas políticas abarcan prácticamente todo el ciclo de negocio e incluyen: las políticas y procedimientos para realizar compras de inventarios, para fabricar productos, para resguardar el inventario, para entregar producto a los clientes y para garantizar que esta información se registre adecuadamente. Este último punto es muy importante, un sistema de control de inventarios garantiza que la información se registra adecuadamente. Esto ayuda a los dueños y administradores de un negocio a tomar mejores decisiones como "¿cuándo debo resurtir mercancía?", pero también ayuda a identificar, lo más rápido posible, las pérdidas por robos y extravíos.

Como podemos ver, el sistema de control de inventarios es muy importante y abarca todo el ciclo de negocio, desde las compras hasta las ventas. ¿Cómo lo implementamos?

1. Analiza y entiende tu ciclo de negocio.

El primer paso para implementar un sistema de control de inventarios es entender tu ciclo de negocio [Compras - Producción - Ventas]. Para ello tienes que hacerte las siguientes preguntas: ¿Dónde compras mercancía? ¿Quiénes son tus proveedores? ¿Cuánto tiempo tardan en entregar mercancía? ¿Manejas productos que pueden pasar de moda o que se pueden echar a perder? ¿Quién realiza las compras? ¿Cómo decides lo que vas a producir? ¿Cómo controlas la producción? ¿Quién está a cargo de la producción? ¿Qué tipos de cliente tienes? ¿Dónde les entregas mercancía? ¿Quién les entrega la mercancía? ¿Quién vende?

Una vez que tengas bien claro tu ciclo de negocio, puedes definir las políticas y procedimientos que te ayudarán a controlar tu inventario

2. Define políticas de compra.

Las políticas de compra son los pasos que tiene que seguir tu personal para solicitar una compra y los pasos que tiene que seguir la dirección para autorizar una compra. 

3. Define políticas de venta.

Las políticas de venta son los pasos que tiene que seguir tu personal para realizar una venta y los pasos que tiene que seguir la dirección para autorizar una venta.

4. Define políticas de producción.

Las políticas de producción son los pasos que tiene que seguir tu personal para decidir qué se va a producir. También incluyen las políticas para que puedan sacar de los almacenes la materia prima y dar entrada al producto terminado.

5. Define políticas de entrega de mercancía al cliente.

Estas políticas abarcan los procedimientos para entregar mercancía al cliente final ¿Quién entrega y cómo sabe qué tiene que entregar? ¿Quién registra la entrega en el sistema?

6. Define políticas de supervisión.

Este paso es la piedra angular de un sistema de control de inventarios. Consiste en los procedimientos que lleva a cabo la administración para supervisar que las políticas y procedimientos anteriores se realicen adecuadamente. Dentro de estas políticas DEBE considerarse el hacer conteos de inventario de forma periódica.